Géolocalisation : les obligations de l'employeur

La géolocalisation des salariés itinérants est de plus en plus répendue en entreprise. Elle facilite la gestion des flottes de véhicules et permet un retour sur investissement important pour l'employeur. Cependant, elle reste très encadrée et son utilisation doit se faire dans le respect de la vie privée des salariés. Bien que la déclaration à la CNIL ne soit plus nécessaire lors de sa mise en place, l'installation d'un système de géolocalisation de véhicules reste soumise à des règles.

Les démarches de l'employeur avant l'installation : la CNIL n'est plus obligatoire

La mise en place d'un système de géolocalisation de véhicules au sein de votre entreprise nécessite de suivre une procédure légale simple. La loi oblige à ce que les salariés susceptibles de conduire les véhicules de la société soient informés avant la mise en place des balises de géolocalisation.

La déclaration à la CNIL n'est plus nécessaire : la RGPD via le Registre de traitement des données personnelles le remplace.
Nous vous le fournissons, et vous l'expliquons.

Quels sont les cas autorisés de géolocalisation des véhicules des salariés ?

La géolocalisation des véhicules des salariés est autorisée dès lors qu'elle n'est pas utilisée pour :

· Pour contrôler le respect des limitations de vitesse.
· Dans le véhicule d’un employé disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (Exemple : VRP).
· Pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
· Pour suivre les salariés en dehors du temps de travail (trajet domicile travail, temps de pause,etc.).
· Pour calculer le temps de travail des salariés alors qu’un autre dispositif existe déjà.

Les salariés doivent obligatoirement être avertis de la mise en place du système de géolocalisation.

Sources : https://www.cnil.fr/fr/la-geolocalisation-des-vehicules-des-salaries

La géolocalisation de véhicules d'entreprise et la vie privée

Il existe un mode privé sur la solution de géolocalisation que nous vous proposons. Si vos salariés utilisent les véhicules de l’entreprise à des fins personnelles, ils doivent avoir la possibilité de désactiver la géolocalisation en dehors du temps de travail. Vous pouvez définir des plages horaires où le véhicule du salarié ne sera pas géolocalisé.

La géolocalisation et les données personnelles

L'employeur doit avoir une politique de suivi et de traitement des données clairement définie dans le règlement de l’entreprise, pour s'assurer que la géolocalisation des salariés est légale et documentée. Nous vous accompagnons pour toutes ces démarches.